Facturas recibidas

Nos vamos a alejar un poco de lo que son los asientos contables propiamente dichos para dedicar esta entrada a algo que desde Círculo Gacela nos parece muy importante y es recordar la forma de gestionar la facturación. Hoy haremos especial incapié en como "controlar" las facturas recibidas de proveedores y acreedores.

Si antes de la factura tenemos algún documento tipo presupuesto, albarán, etc. en cuanto el proveedor/acreedor nos emita la factura la relacionaremos con el presupuesto o albarán correspondiente.
Ahora ya tenemos en nuestra empresa la factura, lo primero que tenemos que hacer es comprobar que es correcta, tanto los servicios o productos facturados como sus importes y fechas de pago; si estas no figuran en la factura o emitimos cheque, pagaré o letra debemos anotar tanto en la matriz del documento de pago como en un anexo a la factura la forma de pago (cheque, pagaré, letra, efectivo, banco donde haremos el cargo...) y la fecha en que lo haremos efectivo.
Una vez que ya tenemos todos los datos, procedemos a su contabilización y archivo.
Es importante que para el archivo se siga siempre el mismo criterio: por fecha, por proveedor...

La recomendación de Círculo Gacela es tener algún archivo (excel, word...) donde tengamos reflejados los vencimientos de los pagos para poder planificarlos y evitar devoluciones o sustos de última hora por tener que realizar un pago del que nos habíamos olvidado.

El artículo 30 del Código de Comercio nos dice que:
"1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales."
Así que ya sabeis: NO TIREIS NADA!! por lo menos durante 6 años.

En nuestra próxima entrada os daremos algunos consejos para el archivo de las facturas emitidas y el control de los cobros a clientes.

Un saludo y hasta la próxima...