Transportes

Cada vez son más los empresarios que se animan a llevar ellos mismos su contabilidad con el apoyo de un asesor contable, hoy en día tenemos una gran variedad de programas contables que nos ayudan en estas tareas, pero también están llegando con fuerza, por su sencillez, practicidad y bajo coste programas online de gestión contable.
Ya hablamos en la anterior entrada de la importancia de Internet en el mundo empresarial, y son estos pequeños pasos los que nos ayudan a crecer como empresa, reducir costes y estar al día de las novedades que como empresarios nos afectan.
Para trabajar con estos programas, no es necesario tener conocimientos contables, ya que son ellos los que realizan la tarea de transformar nuestros ingresos y gastos en asientos contables, balances, etc.
A pesar de que no necesitemos dichos conocimientos, no está demás el ir adquiriendo algunas nociones contables para ir entendiendo mejor este mundo de la contabilidad, porque en realidad es el día a día de empresarios. Ya en otras entradas explicamos algunos conceptos, en esta ocasión vamos a hablar de los transportes y sus aplicaciones contables:

Cuando compramos mercancías o las vendemos muchas veces tenemos que pagar un servicio de transporte, bien para que nos traigan las mercancías a nuestra empresa, bien para que se las lleven a nuestros clientes.
La primera de las opciones que vamos a tratar, es la compra de mercancía a nuestros proveedores donde nos cobran un gasto de transporte por el hecho de entregárnoslas en nuestra empresa.
En este caso el asiento sería igual al de una compra normal, ya que el cargo por el transporte se suma y aumenta el valor de las mercancías. El Iva se calcula sobre el total de la mercancía más el transporte. Veamos un ejemplo:
- Compramos mercaderías por un valor de 1.000€, el proveedor nos cobra unos gastos de transporte de 60€. El asiento a realizar sería el siguiente:
Debe
1.060€ 600.Compra de mercaderías
169,6€ 472.H.P. Iva soportado
Haber
1.229,60€ 400. Proveedores
La otra opción que se nos puede presentar es que paguemos un transporte de unas mercaderías que vendemos, en este caso los asientos a realizar serían: el asiento normal de la venta y el del gasto del transporte, que explicamos a continuación:
Debe
624.Transportes
472.H.P. Iva soportado
Haber
57. Tesorería (o la cuenta del pago que corresponda)
Este último asiento sería el mismo si, por ejemplo, tenemos 2 almacenes y contratamos un transporte para mover mercancía de un almacén al otro.

Esperamos haber sido de ayuda y de nuevo os animamos a dar el salto al mundo de las nuevas tecnologías, recordad que a la hora de contratar un servicio de contabilidad online lo más importante debe ser el contar con el respaldo en todo momento de un asesor personal y plenamente capacitado para que pueda resolver vuestras dudas.

Como siempre nos leemos en la próxima entrada...

Páginas Web

Hace unos años oíamos: "internet es el futuro", pues bien el futuro ya está aquí, y como empresarios no podemos aferrarnos al pasado, todos sabemos que hoy en día si su empresa no está en internet casi se puede afirmar que no existe, en Círculo Gacela somos muy conscientes de esta realidad y además de ayudar a nuestros clientes a hacerse un hueco en la red, intentaremos explicar desde aquí como sería el tratamiento contable de la elaboración de una página web para nuestra empresa.
Tenemos que tener en cuenta que el gasto realizado para la creación de una web es un gasto en inmovilizado inmaterial con una proyección plurianual, es decir que lo amortizaremos al final del año (la amortización de las aplicaciones informáticas no puede exceder de 5 años).

El asiento a realizar cuando realizamos la web para nuestra empresa es:

206 Aplicaciones Informáticas
472 H.P. Iva Soportado a 523 Proveedores de inmovilizado

Si a lo largo de la vida de la web realizamos trabajos de mantenimiento (cosa altamente recomendable) el asiento sería el siguiente:

622 Reparaciones y conservación
472 H.P. Iva Soportado a 523 Proveedores de inmovilizado // 57 Tesoreria

El mantenimiento de la web no supone un aumento del valor de esta, por eso no modifica el valor de nuestra página.

Si lo que hacemos es ampliar nuestra web, entonces si aumenta el valor de la misma, así el asiento de la ampliación sería idéntico que cuando contratamos la realización de la web, de este modo aumentamos su valor.

Esperamos que esta información os haya sido útil y si aún no habéis dado el paso para estar al día en las nuevas tecnologías lo hagáis cuanto antes. Círculo Gacela pone a vuestra disposición a sus profesionales para que os orientes hacia la mejor forma de situar a vuestra empresa en internet.

Un saludo y hasta la próxima entrada...

El recargo de equivalencia

Desde Círculo Gacela intentamos tratar temas cotidianos a todos o casi todos los empresarios, especialmente a nuestros clientes que son los que nos dan la experiencia necesaria para intentar darles cada día un mejor servicio. Como ya sabéis si sois seguidores de este blog, desde aquí queremos romper esa idea de que la contabilidad es algo dificilísimo de entender, pero también queremos aclarar esas pequeñas dudas que todos tenemos de conceptos o términos que nos suenan, que usamos todos los días pero que en realidad no tenemos muy claro de que se trata.
Así que vamos allá, lo primero que vamos a hacer hoy es explicar un poco de que se trata este régimen especial del recargo de equivalencia:
"Los proveedores repercuten al comerciante en la factura el IVA correspondiente más el recargo de equivalencia, por separado y a los siguientes tipos:

• Artículos con IVA del 16%: recargo del 4%
• Artículos con IVA del 7%: recargo del 1%
• Artículos con IVA del 4%: recargo del 0.5%
• Tabaco: recargo al 1.75%

En el régimen de recargo de equivalencia el comerciante no está obligado a efectuar ingreso alguno por la actividad, salvo por las adquisicones intracomunitarias, cuando sea sujeto pasivo por inversión y por las ventas de inmueble con renuncia a la exención"
Este régimen se aplica a los comerciantes minoristas salvo que comercialicen una serie de productos que podéis consultar pinchando aquí.
Una de las ventajas de este régimen es que no obliga a emitir factura (con excepciones) por las ventas ni a llevar libros contables salvo que se compatibilice este régimen con otro en el que sí que sea obligatorio.
A día de hoy llevar una empresa sin tener un control contable de la misma es un suicidio empresarial , así que aunque el régimen no nos obligue a hacerlo, Círculo Gacela os recomienda que lo hagáis, que llevéis una contabilidad para saber en todo momento el estado de la empresa.
Como el empresario dado de alta es este régimen no hace declaración de IVA, las facturas recibidas de sus proveedores con IVA y Recargo se contabilizan del siguiente modo, por el importe total de la factura:

600 Compra de mercaderías a 57/400 Tesorería/Proveedores

Como podéis comprobar, no desglosamos ni el IVA ni el recargo, ya que simplemente es un mayor coste de la mercancía.
A la hora de vender después estas mercancías es asiento será el siguiente:

430/57 Clientes/Tesorería a 700 Venta de mercaderías (por el importe de la mercancía más el IVA que repercutimos)

Esperamos que os ayude esta información a en vuestro día a día empresarial. Intentaremos seguir ayudando a hacer más llevadera la difícil tarea de ser empresario. Para ello seguiremos trabajando. Nos vemos en la siguiente entrada.
Un saludo...

Facturas Emitidas

Lo prometido es deuda, y aquí estamos, esperamos que ya tengáis ordenadas las facturas recibidas, porque ahora vamos a empezar con las emitidas, es decir, las que nosotros le hacemos a nuestros clientes.

Al igual que en la entrada anterior es importante que tengamos todos los documentos anteriores a la factura relacionados con ella, si emitimos presupuesto o tenemos un albarán no os olvidéis de especificar en la factura el número de pedido, presupuesto o albarán al que esta hace referencia.
Ya que estas facturas las hacemos nosotros podemos reflejar en ellas los datos que consideremos importantes, la recomendación de Círculo Gacela es que en la factura pongamos también la forma de pago acordada con el cliente, de este modo, siempre sabremos como nos tienen que pagar y cuándo han de hacerlo.

A la hora de archivarlas, es recomendable seguir el mismo criterio que para las facturas recibidas, de este modo nos será mucho más fácil encontrarlas en el momento en que las necesitamos.

Si ya creasteis un archivo para tener controlados los pagos de las facturas recibidas no os costará nada hacer lo mismo con las emitidas para saber si nos han pagado o si por el contrario tenemos que reclamar el pago a alguno de nuestros clientes.

El tiempo que tenéis que guardar las facturas emitidas es también de 6 años.

Esperamos que estos consejos os ayuden a tener todo más a mano y recordad: lo más importante es crear rutinas que nos ayuden a realizar todos estos pasos cada vez que emitimos o recibimos una factura, de este modo será mucho más sencillo llevar un control de cobros y pagos.
Muchas empresas cuentan con programas de facturación o contabilidad que le ayudan a llevar el control de cobros y pagos, pero aún contando con esta ayuda inestimable de la informática, no debemos descuidar el archivo de facturas en papel, es también importante que esté bien hecho, porque todos los empresarios sabemos que siempre necesitamos la factura que no aparece y que cuando la encontramos ya no la necesitamos.

Desde aquí os animamos a seguir los consejos de Círculo Gacela y a buscar vuestro propio método de archivo.
Un saludo y hasta la próxima entrada...

Facturas recibidas

Nos vamos a alejar un poco de lo que son los asientos contables propiamente dichos para dedicar esta entrada a algo que desde Círculo Gacela nos parece muy importante y es recordar la forma de gestionar la facturación. Hoy haremos especial incapié en como "controlar" las facturas recibidas de proveedores y acreedores.

Si antes de la factura tenemos algún documento tipo presupuesto, albarán, etc. en cuanto el proveedor/acreedor nos emita la factura la relacionaremos con el presupuesto o albarán correspondiente.
Ahora ya tenemos en nuestra empresa la factura, lo primero que tenemos que hacer es comprobar que es correcta, tanto los servicios o productos facturados como sus importes y fechas de pago; si estas no figuran en la factura o emitimos cheque, pagaré o letra debemos anotar tanto en la matriz del documento de pago como en un anexo a la factura la forma de pago (cheque, pagaré, letra, efectivo, banco donde haremos el cargo...) y la fecha en que lo haremos efectivo.
Una vez que ya tenemos todos los datos, procedemos a su contabilización y archivo.
Es importante que para el archivo se siga siempre el mismo criterio: por fecha, por proveedor...

La recomendación de Círculo Gacela es tener algún archivo (excel, word...) donde tengamos reflejados los vencimientos de los pagos para poder planificarlos y evitar devoluciones o sustos de última hora por tener que realizar un pago del que nos habíamos olvidado.

El artículo 30 del Código de Comercio nos dice que:
"1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales."
Así que ya sabeis: NO TIREIS NADA!! por lo menos durante 6 años.

En nuestra próxima entrada os daremos algunos consejos para el archivo de las facturas emitidas y el control de los cobros a clientes.

Un saludo y hasta la próxima...

Descuento de efectos II

En la entrada del 16 de marzo de 2009, os hablamos de como contabilizar el descuento de efectos, pero dejamos pendiente la contabilización en caso de que el cliente no atendiera el pago de su deuda al vencimiento previsto, por ser tema suficiente para otro blog. Y como ya sabéis, al equipo de Círculo Gacela le gusta cumplir su palabra y nos hemos comprometido a tratar este tema así que, ¡allá vamos!

Descuento de efectos con impago por parte del cliente a su vencimiento.

Ya tenemos contabilizada la venta, continuamos con el asiento correspondiente a llevar el efecto al banco para su descuento:
DEBE
572. Bancos
665. Intereses por descuento de efectos (por el importe de los intereses)
HABER
5208. Deudas por efectos descontados

Cuando llegado el vencimiento el cliente no paga el efecto, el banco nos cobra por la devolución y lo contabilizamos del siguiente modo:
5208. Deudas por efectos descontados
669. Otros gastos financieros (gtos. de devolución) a 572. Bancos

Ahora la deuda la tenemos con el banco, así que tenemos que reflejar contablemente que los efectos comerciales descontados ahora son impagados, lo haremos con el siguiente asiento:
4315.Efectos comerciales impagados a 4311.Efectos comerciales descontados

Lo que tenemos que hacer a continuación es girarle a nuestro cliente una nueva letra que incluirá además de la deuda que tiene con nosotros los gastos de devolución e intereses por el aplazamiento, el asiento sería el siguiente:
DEBE
4310. Efectos comerciales en cartera
HABER
4315. Efectos comerciales impagados
769. Otros ingresos financieros

Una vez realizados estos pasos, nos queda esperar que efectivamente el cliente pague este nuevo efecto a su vencimiento, para la contabilización os remitimos a la entrada del 16 de marzo, que posiblemente también os ayude a la hora de comprender mejor esta entrada de hoy.

Desde el departamento de Gestión de Círculo Gacela esperamos como siempre que esta información os sea de utilidad y que la podais aplicar a vuestro día a día empresarial, y quien sabe... algún día la contabilidad no tendrá secretos para vosotros...
Un saludo y hasta la próxima...

Legalización de libros

Hoy vamos a dejar un poco de lado la contabilización para meternos de lleno en la legalización de libros porque como ya sabéis el año 2008 está dando sus últimos coletazos en lo que a contabilidad y fiscalidad se refiere, uno de los últimos pasos que nos queda es precisamente la legalización de libros cuyo plazo finaliza el 30 de abril.
Desde Círculo Gacela, queremos aclarar las posibles dudas que puedan surgir en torno a este tema, ya que la fecha está a caer y no es bueno que nos pille desprevenidos, así que vamos allá...
¿Quién tiene que legalizar libros?
Todo empresario obligado a llevar contabilidad.
¿Dónde se legalizan los libros?
En el Registro Mercantil del lugar donde tuviere su domicilio el empresario.
¿Qué libros tengo que legalizar?
1. El libro de Inventarios y Cuentas Anuales que se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.
2. El libro Diario que registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.
¿Qué plazos tengo?
Los libros deberán ser presentados dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio, es por esto que la fecha límite es el 30 de abril de 2009.
Si la solicitud de legalización está realizada en plazo y los libros no tienen errores, el Registrador procederá a su legalización dentro de los 15 días siguientes al de su presentación.
¿Debo conservar los libros?
Si, existe la obligación de conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes relacionados con su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Según la legislación Tributaria se fija un plazo de 4 años para la conservación de libros y demás documentación, ya que este período es el de prescripción.

IMPORTANTE: El cese del empresario no lo exime de la obligación de conservar la documentación, incluso si el empresario fallece esta obligación recaerá sobre sus herederos.

Estas son las cuestiones básicas que se nos plantean a la hora de tratar con los clientes de Círculo Gacela, si alguna de sus dudas no queda resuelta o necesita más información puede consultar el siguiente enlace: código de comercio.

Esperamos que os haya sido de ayuda, nos vemos en la próxima entrada...