Facturas Emitidas

Lo prometido es deuda, y aquí estamos, esperamos que ya tengáis ordenadas las facturas recibidas, porque ahora vamos a empezar con las emitidas, es decir, las que nosotros le hacemos a nuestros clientes.

Al igual que en la entrada anterior es importante que tengamos todos los documentos anteriores a la factura relacionados con ella, si emitimos presupuesto o tenemos un albarán no os olvidéis de especificar en la factura el número de pedido, presupuesto o albarán al que esta hace referencia.
Ya que estas facturas las hacemos nosotros podemos reflejar en ellas los datos que consideremos importantes, la recomendación de Círculo Gacela es que en la factura pongamos también la forma de pago acordada con el cliente, de este modo, siempre sabremos como nos tienen que pagar y cuándo han de hacerlo.

A la hora de archivarlas, es recomendable seguir el mismo criterio que para las facturas recibidas, de este modo nos será mucho más fácil encontrarlas en el momento en que las necesitamos.

Si ya creasteis un archivo para tener controlados los pagos de las facturas recibidas no os costará nada hacer lo mismo con las emitidas para saber si nos han pagado o si por el contrario tenemos que reclamar el pago a alguno de nuestros clientes.

El tiempo que tenéis que guardar las facturas emitidas es también de 6 años.

Esperamos que estos consejos os ayuden a tener todo más a mano y recordad: lo más importante es crear rutinas que nos ayuden a realizar todos estos pasos cada vez que emitimos o recibimos una factura, de este modo será mucho más sencillo llevar un control de cobros y pagos.
Muchas empresas cuentan con programas de facturación o contabilidad que le ayudan a llevar el control de cobros y pagos, pero aún contando con esta ayuda inestimable de la informática, no debemos descuidar el archivo de facturas en papel, es también importante que esté bien hecho, porque todos los empresarios sabemos que siempre necesitamos la factura que no aparece y que cuando la encontramos ya no la necesitamos.

Desde aquí os animamos a seguir los consejos de Círculo Gacela y a buscar vuestro propio método de archivo.
Un saludo y hasta la próxima entrada...

Facturas recibidas

Nos vamos a alejar un poco de lo que son los asientos contables propiamente dichos para dedicar esta entrada a algo que desde Círculo Gacela nos parece muy importante y es recordar la forma de gestionar la facturación. Hoy haremos especial incapié en como "controlar" las facturas recibidas de proveedores y acreedores.

Si antes de la factura tenemos algún documento tipo presupuesto, albarán, etc. en cuanto el proveedor/acreedor nos emita la factura la relacionaremos con el presupuesto o albarán correspondiente.
Ahora ya tenemos en nuestra empresa la factura, lo primero que tenemos que hacer es comprobar que es correcta, tanto los servicios o productos facturados como sus importes y fechas de pago; si estas no figuran en la factura o emitimos cheque, pagaré o letra debemos anotar tanto en la matriz del documento de pago como en un anexo a la factura la forma de pago (cheque, pagaré, letra, efectivo, banco donde haremos el cargo...) y la fecha en que lo haremos efectivo.
Una vez que ya tenemos todos los datos, procedemos a su contabilización y archivo.
Es importante que para el archivo se siga siempre el mismo criterio: por fecha, por proveedor...

La recomendación de Círculo Gacela es tener algún archivo (excel, word...) donde tengamos reflejados los vencimientos de los pagos para poder planificarlos y evitar devoluciones o sustos de última hora por tener que realizar un pago del que nos habíamos olvidado.

El artículo 30 del Código de Comercio nos dice que:
"1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales."
Así que ya sabeis: NO TIREIS NADA!! por lo menos durante 6 años.

En nuestra próxima entrada os daremos algunos consejos para el archivo de las facturas emitidas y el control de los cobros a clientes.

Un saludo y hasta la próxima...